Как создать комиссию по списанию ГСМ: правила, образец приказа
Я не раз сталкивалась с тем, что бухгалтеры откладывают списание топлива до последнего: непонятно, кто должен подтвердить расход и как оформить документы. Проблема решается довольно просто — достаточно создать комиссию по списанию ГСМ. Так вы подтвердите обоснованность расхода и обезопасите вашу организацию при проверке. Расскажу, как собрать комиссию и правильно оформить приказ.
Что нужно знать про комиссию по списанию ГСМ
Комиссия по списанию топлива — это группа сотрудников, которая подтверждает обоснованность отнесения ГСМ на расходы. Члены комиссии подтверждают, что топливо израсходовали именно на производственные нужды и при этом выполнили нормы списания. Без такого подтверждения любой структуре при проверке могут отказать в списании расходов.
Полезно знать:
Создавать комиссию для списания ГСМ необязательно. Но Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 обязывает оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичным учетным документом. А статья 252 Налогового кодекса РФ требует экономической оправданности расходов. В случае с топливом оправданность подтверждает именно внутренняя комиссия, которая ежемесячно или ежеквартально сопоставляет пробег, нормы, чеки и показания приборов.
На практике я не раз сталкивалась с тем, что ИФНС запрашивали акты комиссионного списания и протоколы замеров. Если подтверждающих документов нет — от доначислений не спасет даже путевой лист.
Как создать комиссию по списанию ГСМ
В первую очередь определите периодичность работы комиссии. Комиссия бывает:
- постоянно действующей — для регулярного списания ГСМ;
- временной — для разовой процедуры (к примеру, для списания остатков после ремонта либо для сезонного контрольного замера).
Затем надо подобрать состав. Кого включить в комиссию, дальше рассмотрю отдельно.
После того как определились с составом, издайте приказ о создании комиссии. Закрепите в нем полномочия и обязанности членов, порядок документооборота.
Кого в нее включить
Состав комиссии обязан обеспечить объективность и техническую грамотность при оценке расхода топлива. Обычно включают не менее 3 человек. В состав входят:
- председатель комиссии — руководитель транспортного отдела, главный инженер или лицо, отвечающее за эксплуатацию автопарка;
- член комиссии — бухгалтер материального стола или расчетчик, который ведет учет ГСМ;
- член комиссии — механик, водитель-контролер или заведующий складом, если топливо хранится на территории предприятия;
- при необходимости — представитель административно-хозяйственного отдела, который контролирует соблюдение норм расхода ГСМ.
В малом бизнесе, где нет инженера, в комиссию разрешено включить руководителя/предпринимателя или управляющего, бухгалтера и, к примеру, водителя с наибольшим опытом. Но важно соблюсти принцип разделения: сотрудник, который непосредственно использует топливо, не обязан единолично контролировать списание. Если водитель одновременно и механик, и председатель, то объективность комиссии по списанию ГСМ вызовет вопросы у проверяющих.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы рассчитать расход ГСМ по нормам.
Как оформить создание комиссии приказом
Приказ составляется в произвольной форме, унифицированного бланка нет. Но по правилам делового документооборота в распоряжение о создании комиссии по списанию ГСМ включают:
- Номер и дату издания приказа.
- Ссылку на НПА и локальный нормативный акт. К примеру, на пункт учетной политики или положение о списании материальных запасов.
- Наименование документа: «О создании комиссии по списанию ГСМ» или «О создании комиссии по контролю расхода топлива».
- Состав комиссии с указанием должностей и ролей. Определите, кто является председателем, а кто членствует в комиссии.
- Перечень задач комиссии — проверка показаний спидометров, моточасов, замер остатков в баках, оформление актов, выявление перерасхода и пр. Обязательно укажите конкретные функции членов: кто готовит ведомости учета, кто сверяет данные с путевыми листами, кто подписывает акт списания.
- Срок работы комиссии.
- Подпись руководителя организации и отметки об ознакомлении всех членов.
Читайте также: как оформить приказ об утверждении норм расхода топлива
Если в приказе не установили дату начала работы и порядка передачи актов в бухгалтерию, то процесс списания затянется на недели. Лучше сразу прописать, что акты списания оформляются в определенный день. К примеру, не позднее 3-го числа следующего месяца.
Образец приказа о создании комиссии по списанию ГСМ
Так выглядит заполненный образец приказа о создании комиссии по списанию топлива